Comment réussir son passage en bureau agile ? Retour sur l'expérience d'IBM, Siemens, Axa et Deloitte

IBM, Siemens, Axa et Deloitte. Ces dernières années, ces grands groupes se sont convertis au bureau agile, avec tout ou partie de postes individuels non affectés. Plus qu'un réaménagement, ils ont vécu une mutation dans leur organisation. Retour sur leur expérience.

Facile pour une start-up de concevoir un espace de travail agile… Beaucoup moins pour un grand groupe, qui doit composer avec son histoire, sa culture, ses méthodes et un attachement au bureau traditionnel. Comment gérer cette transition ? Nous avons posé la question à 4 sociétés : IBM, qui a inauguré l'un des premiers campus en bureaux¹ flexibles en 2009 à Bois-Colombes ; Siemens, dont le siège français, nouvelle génération, a ouvert en 2014 ; AXA, en pleine conception de ses futurs locaux à Paris (Batignolles). Et Deloitte, qui teste un projet-pilote dans la tour Majunga à La Défense.

Mettre le déménagement au service du projet d'entreprise

Un changement de bureaux est la manifestation la plus concrète d'un changement de méthodes, de culture ou de projet d'entreprise. Si ce dernier vise à casser les silos, par exemple, les nouveaux aménagements se traduiront forcément par des espaces ouverts et collaboratifs. Ainsi, pour imaginer le concept de « Siemens Office », le groupe a mobilisé à la fois le service « immobilier », les équipes « ressources humaines » et le département « IT ». Cette collaboration transversale est caractéristique de ce concept, que la firme a déployé progressivement dans ses bureaux, à travers le monde, à partir de 2010. Pour Emmanuel Autem, Real Estate Project Director chez AXA, « nous ne faisons pas que de l'immobilier… nous contribuons aussi à la culture d'entreprise ». Le projet de déménagement d'une partie des équipes du groupe d'assurance dans le quartier des Batignolles à Paris, s'inscrit à la fois dans le plan « One Axa », visant à rapprocher les équipes, et dans le programme « Agile Working », prévoyant le développement du travail nomade.

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Informer et impliquer les équipes dès la genèse du projet

Un projet d'aménagement immobilier ne s'arrête pas à l'entrée dans les lieux et se répercute directement sur l'organisation et la vie quotidienne des collaborateurs. C'est pourquoi IBM, Siemens et AXA ont impliqué leurs équipes dès la conception de leurs projets. IBM a ainsi fait appel à la participation et à la créativité de ses employés à travers des méthodes agiles pour évaluer les besoins émergents, dans le cadre du programme « Space Makers ». « Nos salariés ont été invités à imaginer les aménagements de leurs espaces de travail et les ont partagés sur une plateforme digitale interne, qui a réuni 330 propositions de projets en Europe, explique Philippe Martin, Directeur Immobilier France d'IBM, précisant « qu'une vingtaine de projets ont été retenus pour une mise en œuvre immédiate." De son côté, Siemens a organisé des ateliers pour expliquer sa démarche à ses équipes. Et AXA a réalisé une grande enquête pour recueillir inquiétudes et suggestions.

Tester, évaluer, ajuster

« Il n'y a qu'une seule façon d'être sûr qu'un projet est le bon : passer par une phase d'expérimentation », affirme Sabine Brunel, Directeur Immobilier d'AXA France. Ainsi, le programme « Agile Working », visant à assouplir les modes de travail en encourageant le télétravail et en créant des espaces de travail différenciés, est testé auprès d'un 1er groupe de 2 000 salariés du groupe d'assurance. Chez Siemens, un essai a été effectué sur le site de Metz auprès de 70 collaborateurs avant l'ouverture du siège. Une fois les bureaux ouverts, l'expérimentation continue. Pour optimiser l'utilisation des salles de réunion et informer sur leur disponibilité par des applications mobiles, IBM a ainsi mis en place des capteurs qui mesurent la fréquentation de différents espaces.

Adapter l'espace aux métiers et aux besoins…

Terminés les cubicles des années 1990, et les open spaces des années 2000. Le bureau est désormais un assemblage d'espaces aménagés en fonction des métiers et des besoins des collaborateurs : grands bureaux pour les équipes-projets, canapés et tables basses pour les créas, salles de silence quand il faut se concentrer… « Nous réfléchissons également pour notre futur site de Vélizy à un espace de coworking qui pourrait accueillir des collaborateurs non-salariés », confie Marie Kathrin Pleus, directrice Siemens Real Estate France. Il est possible que ce nouveau lieu inclut une zone dédiée à la collaboration avec des start-ups, comme c'est le cas au siège de Munich. 

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… tout en recréant des zones ou des quartiers distincts

Les directeurs immobiliers interrogés sont formels : il faut penser des « territoires » adaptés à chaque activité ou service. Le but : fixer des repères et rapprocher les salariés amenés à collaborer afin de favoriser la créativité. « Notre challenge est de parvenir à créer cinq entités différentes, adaptées à des métiers, des expertises et des cultures spécifiques, au sein d'un même lieu », analyse Emmanuel Autem, d'AXA, qui dirige le projet visant à rassembler une partie des équipes du siège à « Java », un nouvel espace de bureaux au cœur du quartier Clichy-Batignolles à Paris. Ces territoires sont définis en fonction des métiers, mais aussi des projets en cours. Ils sont donc amenés à évoluer.

Distinguer les bonnes idées du superflu

Poufs XXL, baby foots, objets connectés… Lors d'un réaménagement, il est difficile de ne pas succomber à ces gadgets qui évoquent l'esprit start-up. En réalité, ces équipements peuvent s'avérer contre-productifs s'ils dérangent le travail d'une partie de l'équipe ou sont situés en plein milieu des plateaux. Par ailleurs, les équipements dernier cri peuvent être peu, ou mal utilisés. Par exemple, si le stand-up meeting est une bonne idée, les tables dédiées installées chez Siemens restent la plupart du temps inoccupées, ou alors par les visiteurs de passage. Et les alcôves conçues pour atténuer le bruit dans les locaux d'AXA sont utilisées par les employés surtout pendant leurs pauses. Dans les deux cas, les salariés n'ont tout simplement pas (encore) adoptés les nouveaux usages. Mieux vaut donc tester avant d'équiper tous les bâtiments.

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DELOITTE TESTE SON FUTUR SIÈGE EN CONDITIONS RÉELLES

Un laboratoire géant pour mettre au point le bureau idéal… C'est le pari osé de Deloitte. Le cabinet d'audit a installé 1 000 salariés dans les étages 21 à 25 de la nouvelle tour Majunga, dans le quartier de La Défense, en collaboration avec le cabinet Majorelle. Depuis l'été 2016, les consultants et autres employés testent en conditions réelles différents aménagements avant que l'ensemble des 4 000 collaborateurs ne quittent l'actuel siège de Neuilly-sur-Seine pour les rejoindre. Le but ? Créer la version française de The Edge, le siège néerlandais de la société, éco-conçu et bardé de capteurs, baptisé « bureau le plus intelligent » du monde par certains médias.

En matière d'aménagement, jamais personne n'était allé aussi loin dans la concertation. En effet, l'opération est réalisée en mode « Test and learn », une technique bien connue de gestion de projet IT. Le principe : les retours d'expérience sont constants et permettent une amélioration permanente continue. « C'est vrai que cette approche est d'ordinaire appliquée à plus petite échelle, explique Brice Chasles, Associé Real Estate Advisory chez Deloitte. Elle présente l'avantage d'être centrée sur l'utilisateur. Or, nous cherchons à concevoir nos futurs bureaux à partir des besoins précis de nos collaborateurs au quotidien. »

Plus qu'un réaménagement, cette démarche est stratégique pour la société. Il s'agit d'interroger ses propres méthodes de management pour, à terme, enrichir son offre de conseil auprès des entreprises. « C'est cela l'agilité, poursuit Brice Chasles. Être capable d'intégrer les nouveaux usages dans sa propre organisation… tout comme dans l'expertise apportée aux clients. »

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