Le flex office désigne un mode d'organisation par lequel les collaborateurs d'une entreprise ne disposent plus de poste de travail attitré. Les bureaux1 sont flexibles, connectés, en libre-service et donc adaptés à la nomadisation du travail. Mais qu'en est-il de son impact sur les salariés ? Quels sont les points à surveiller lors de la mise en place du flex-office et quelles sont les opportunités de cette nouvelle organisation des espaces de travail.
Les opportunités du flex-office
Si les start-up et les GAFA ont été les premières organisations à adopter le flex-office, ce mode de travail séduit désormais tout type d'organisation quelle que soit sa taille. Cette nouvelle tendance bouleverse la vision traditionnelle du bureau pour dessiner un environnement de travail collaboratif aux nombreux avantages :
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Un levier de performance
Zones de concentration, lieux de convivialité, salles de créativité... le flex-office permet aux collaborateurs de s'installer dans un endroit selon la tâche du moment. Profitant de lieux idéalement adaptés à chaque activité, les équipes sont donc plus productives. De même, la diversité des lieux permet de casser la routine et de faire se rencontrer des collaborateurs qui ne se côtoyaient jusqu'alors que rarement. On multiplie ainsi les occasions d'échanges et de conversations informelles qui favorisent l'entraide, la collaboration, la créativité et le partage des connaissances.
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Un meilleur équilibre vie pro/vie perso
En instaurant le flex-office, l'entreprise permet au collaborateur d'organiser son temps de travail de manière plus souple, entre présence au bureau, télétravail ou rendez-vous professionnels. Cette flexibilité du lieu de travail représente donc un moyen de s'extraire des contraintes horaires, de réduire le temps passé dans les transports et la fatigue inhérente.
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Un atout pour la marque employeur
Pour les futurs talents, l'aménagement des espaces de travail reflète les valeurs de l'entreprise. A travers une organisation flex, les futurs candidats devinent une stratégie RH axée sur la qualité de vie au travail et sur une gestion des ressources humaines souple et dynamique. On y associe également l'idée d'un management de confiance basé sur l'autonomie, la bienveillance et la force du collectif.
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Une meilleure maîtrise des coûts immobiliers
L'immobilier est le deuxième poste de dépenses des entreprises après les salaires. Or aujourd'hui, les collaborateurs nomades ne sont pas tous présents au même moment au sein de l'entreprise : ils partagent leur temps entre leurs déplacements professionnels, les bureaux, leur domicile ou encore les tiers-lieux. En adoptant le flex-office, l'entreprise peut ainsi rationaliser l'espace et mieux maîtriser les coûts liés à la location de bureaux. De plus, en supprimant les postes non utilisés, il est possible d'optimiser les m² gagnés en diversifiant les environnements de travail et en se dotant de services qui renforcent le bien-être des salariés.
Flex-office : quels sont les risques ?
Vous souhaitez repenser l'organisation de vos bureaux et implémenter le flex-office dans votre entreprise ? Voici les grands défis à relever pour assurer une transition respectueuse des collaborateurs et sans risque pour la performance de votre organisation.
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Le bruit
Selon une étude conduite par l'INRS (Institut National de Recherche et de Sécurité) en 2014, le bruit est la première nuisance constatée dans les espaces de travail partagés. Il cause des difficultés de concentration, du stress, de la fatigue et impacte donc la qualité du travail des collaborateurs. Pour assurer le confort acoustique d'un open-space, il existe aujourd'hui des revêtements et du mobilier qui permettent de réduire le niveau sonore des bureaux collectifs. Par ailleurs, le passage en flex-office implique nécessairement la mise à disposition d'espaces spécifiques que chacun occupera selon ses besoins : des phones box pour les appels téléphoniques, des zones de concentration, des salles de réunion, des espaces de créativité, des lieux de détente et de convivialité.
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L'aspect social
Les aménagements traditionnels avec des bureaux fermés et attitrés permettent aux collaborateurs de personnaliser leur poste de travail avec des photos de famille, des souvenirs de vacances ou une plante verte. Cette habitude permet au salarié de « territorialiser » son bureau, renforçant ainsi son appartenance à l'organisation. Un sentiment par ailleurs renforcé par les relations informelles nouées avec ses voisins de bureau et dont on sait qu'elles ont un impact important sur la productivité et la motivation des collaborateurs.
La solution pour conserver ces relations informelles entre collègues, c'est de proposer des lieux de convivialité et de loisirs au sein même de l'entreprise pour permettre de recréer du lien social.
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L'hyperconnectivité
Le nomadisme et les nouveaux modes de travail ont pour conséquence une dépendance accrue au système informatique. L'entreprise doit donc proposer des outils fiables et performants (applications mobiles, outils de partage sécurisés...) pour offrir à ses salariés des parcours intelligents et conviviaux au sein de différents espaces de travail.
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Le management à distance
Avec l'avènement du flex-office, les collaborateurs sont sans bureau fixe. Ils peuvent travailler depuis leur domicile, depuis un espace de coworking ou depuis un poste de travail disponible au sein de l'entreprise. Alors comment manager ses équipes lorsque celles-ci sont géographiquement éclatées ? Pour conserver le lien avec ses collaborateurs, il est primordial d'organiser des points de coordination récurrents ainsi que des moments de partage en équipe.
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