Nouvelle adresse, nouveaux bureaux : un projet (et un succès) collectif !
La stratégie immobilière d'une entreprise n'est pas uniquement une affaire de mètres carrés : emménager dans de nouveaux locaux tertiaires représente un projet d'envergure qui impacte l'ensemble des collaborateurs. A ce titre, informer, communiquer et accompagner au changement demeurent des éléments-clés pour assurer l'engagement de vos équipes.
Annoncer le déménagement
Afin que l'ensemble des collaborateurs aient tous le même niveau d'information à l'instant T, l'annonce du déménagement pourra être effectuée à l'occasion d'une réunion plénière. Lors de celle-ci, l'entreprise expliquera notamment les raisons de cette décision (nouvelles opportunités business, nouvelle organisation du travail, confort et bien-être des salariés, bureaux1 neufs adaptés au flex-office etc.) et fournira tous les détails communiquables à cette étape du projet : adresse, transports en commun ou axes routiers à proximité, localisation des écoles et des crèches les plus proches, plans des bureaux, photos, liste des services et bien sûr, la date prévue de l'emménagement.
Dans la foulée de cette annonce officielle, ces mêmes informations seront adressées par courriel à chaque collaborateur.
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Communiquer le retroplanning
Il s'agit d'établir le calendrier des évènements liés au déménagement durant les mois à venir.
Il reprend les dates-clés du déménagement :
Quand débute le tri et le rangement des bureaux ?
A partir de quand informer les clients et les prestataires ?
A quelle date démarrer la mise en cartons ?
Quel système d'identification pour retrouver ses dossiers ?
A quelle date sera effectué le transfert du matériel informatique ?
Quand lancer la dernière sauvegarde des fichiers ?
Le rétroplanning sera envoyé à chaque collaborateur et pourra faire l'objet de réunions de service spécifiques.
Faire des points réguliers
La DRH aura préalablement identifié un ou plusieurs référents par service afin de relayer les informations liées au déménagement de l'entreprise mais aussi d'accompagner plus spécifiquement les besoins de l'équipe en question.
Au plus près des salariés, ces relais d'informations auront également pour mission de faire remonter certaines interrogations aux RH.
Ces interrogations pourront nourrir une FAQ dédiée aux collaborateurs et actualisée au fil des semaines. Une newsletter reçue par tous régulièrement peut aussi contribuer à rassurer tous les salariés en leur montrant qu'ils sont intégrés au projet, écoutés et informés.
Parallèlement, il est important de proposer un accompagnement individuel pour solutionner des problématiques spécifiques que pourraient soulever certains salariés.
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Organiser des workshops
Afin d'accompagner le changement et pour fédérer les équipes autour de ce déménagement, il peut être intéressant de proposer aux collaborateurs de réfléchir ensemble sur un projet global ou à l'échelle d'une équipe. On pourra par exemple les inviter aménager les lieux de détente, à choisir tel ou tel mobilier pour les terrasses ou encore les essences pour le potager d'entreprise…
Visiter les futurs bureaux
Bien sûr, l'entreprise communiquera dès que possible les plans des locaux, assortis de maquettes ou de photos. Toutefois, il pourra être judicieux d'organiser une visite par équipe des futurs bureaux. Cela permettra aux salariés de se projeter plus facilement dans leur futur environnement de travail : le quartier, l'immeuble, les espaces de travail, les lieux de détente, les patios, le jardin, la salle de sport, la luminosité, la vue etc…
Communiquer en externe
Pour certaines organisations, une nouvelle adresse prestigieuse (Paris QCA par exemple) participe à l'image et au branding de l'entreprise. Il pourra donc être pertinent de mettre en place un plan de communication à destination de la presse business. Les retombées permettront d'affirmer les valeurs et l'ADN de l'entreprise tout en valorisant la marque employeur auprès des futurs talents.
Éditer un guide d'accueil
Ce manuel pratique sera remis à tous les salariés lors de leur arrivée dans les bureaux. Il contient toutes les informations concernant les nouveaux locaux :
Les accès (transports en commun, axes routiers, mobilités douces, parking vélo, bornes de recharge…)
Les commerces et services alentours.
Le fonctionnement de la conciergerie d'entreprise
L'utilisation des nouveaux équipements (éclairage, climatisation, imprimantes, copieurs, vestiaires…)
Les applications à télécharger pour réserver des salles de réunions, des cours de sport ou une alcôve de concentration ou encore pour commander un repas dans l'un des espaces de restauration
Les bonnes pratiques : tri sélectif, points de collectes des déchets…
Organiser une réception de bienvenue
L'entreprise pourra enfin proposer à ses salariés de se retrouver autour d'un brunch d'accueil afin célébrer l'arrivée dans les nouveaux bureaux.
Une initiative qui pourra être réitérée en invitant, cette fois, les clients et les prestataires à découvrir ces nouveaux espaces de travail autour d'un petit-déjeuner.
Vous aussi, vous envisagez de déménager ? Qu'il s'agisse d'une réflexion en cours d'ébauche ou d'une recherche déjà bien concrète, notre équipe Conseil, Workplace, Projets est là pour examiner avec vous votre projet et l'amener à se concrétiser dans les meilleures conditions, grâce à un accompagnement 100% agile et personnalisé. Nous conseillers seront là pour vous épauler, vous orienter et optimiser les coûts à chaque étape de votre projet.
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(1)Dans le monde de l’immobilier professionnel, le terme de bureaux est employé pour décrire un lieu de travail dans lequel des dirigeants ou des salariés exercent une activité professionnelle. Les bureaux qui accueillent les activités administratives...
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